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Caja Costarricense de Seguro Social
Solicitud de una inspección
Documentación
Continuando con el tema del cumplimiento legal laboral, ahora puntualizaremos las visitas realizadas por la CCSS, el marco normativo que las regula y las previsiones que debe tomar la empresa.
Caja Costarricense de Seguro Social
La CCSS es la institución autónoma a la cual le corresponde el gobierno y la administración de los seguros sociales, por lo que a su vez velará por el cumplimiento y acatamiento de las disposiciones concernientes a la seguridad social por parte de las empresas.
La CCSS cuenta con un Departamento de Inspección, propiamente establecido a fin de realizar las investigaciones pertinentes a la verificación de cumplimiento legal de las disposiciones de seguridad social por parte de los patronos. Para poder realizar las labores de inspección e investigación, el Departamento de Inspección encarga a un grupo de inspectores a los que la Ley Constitutiva de la CCSS les otorga las siguientes facultades:
Artículo 20.-
Habrá un cuerpo de inspectores encargado de velar por el cumplimiento de esta ley y sus reglamentos. Para tal propósito, los inspectores tendrán carácter de autoridades, con los deberes y las atribuciones señalados en los artículos 89 y 94 de la ley Orgánica del Ministerio de Trabajo y Seguridad Social. Para los efectos de esta ley, el Director de Departamento de Inspección de la Caja tendrá la facultad de solicitar por escrito, a la Tributación y a cualquier otra oficina pública, la información contenida en las declaraciones, los informes y los balances y sus anexos sobre salarios, remuneraciones e ingresos, pagados o recibidos por los asegurados, a quienes se les podrá recibir declaración jurada sobre los hechos investigados.
Las actas que levanten los inspectores y los informes que rindan en el ejercicio de sus funciones y atribuciones, deberán ser motivados y tendrán valor de prueba muy calificada. Podrá prescindirse de dichas actas e informes solo cuando exista prueba que revele su inexactitud, falsedad o parcialidad.
Toda la información referida en este artículo tendrá carácter confidencial; su divulgación a terceros particulares o su mala utilización serán consideradas como falta grave del funcionario responsable y acarrearán, en su contra, las consecuencias administrativas, disciplinarias y judiciales que correspondan, incluida su inmediata separación del cargo.
Solicitud de una inspección
Vale indicar que las inspecciones pueden darse por acción propia de la CCSS o por solicitud del patrono, del trabajador, asegurado o por denuncia formal de un tercero. Al respecto la Ley Constitutiva en su artículo 54 expresamente indica que “cualquier persona podrá denunciar ante la Caja o sus inspectores, las infracciones cometidas contra esta ley y sus reglamentos”.
Asimismo, el Reglamento para Verificar el Cumplimiento de las Obligaciones Patronales y Trabajadores Independientes en su artículo 4 indica lo siguiente:
Artículo 4º—De conformidad con lo que establece el artículo 54 de la Ley, la intervención del inspector se iniciará de oficio, por solicitud del patrono, del trabajador, asegurado o por denuncia formal de un tercero. Su impulso procesal corresponderá a la Caja y se conducirá de conformidad con los principios de celeridad y eficiencia y deberá garantizar a las partes involucradas el derecho de defensa.
Cuando se presente una denuncia anónima por parte de un tercero, la inspección valorará si procede su atención. Si se trata de una solicitud o denuncia formal existirá la obligación de la Caja de proceder a su atención.
Cuando la persona se presente a la Dirección de Inspección o a las sucursales de la Caja a plantear una denuncia, se deberá llenar la fórmula denominada "Solicitud de estudio" en la cual se consignarán los datos referentes a ésta y el detalle de las pruebas aportadas.
Los Inspectores también cuentan con el Reglamento citado supra dentro del marco normativo de sus funciones, el cual les otorga las siguientes facultades:
Artículo 3º—Según se establece en los artículos 20 y 31 de la Ley, los Inspectores verificarán el cumplimiento de las obligaciones legales y reglamentarias relativas al correcto aseguramiento de los trabajadores y asegurados, así como el cumplimiento por parte de los empleadores en los plazos definidos legal y reglamentariamente, de la transferencia y acreditación de los aportes que de conformidad con la Ley de Protección al Trabajador le corresponden.
Los inspectores tendrán derecho a visitar los lugares de trabajo, cualquiera que sea su naturaleza, en distintas horas del día y aún de la noche, si el trabajo se desarrollare durante ésta. Se excluye la visita nocturna del inspector a las casas de habitación cuando requiera verificar la condición de aseguramiento del servicio doméstico. Podrán revisar libros de contabilidad, de salarios, planillas, medios de pago, y cualesquiera otros documentos y constancias que eficazmente les ayuden a realizar su labor y que se refieran a los respectivos trabajos. Si encontraren resistencia injustificada, darán cuenta de lo sucedido al Juez de Trabajo que corresponda, de lo que informarán a la mayor brevedad a la Jefatura de la Inspección.
En casos especiales y en los que la acción de los Inspectores deba ser inmediata, podrán requerir el auxilio de las autoridades de policía, únicamente para que no se les impida el cumplimiento de sus deberes.
Las actas que levanten los Inspectores y los informes que rindan en materia de sus atribuciones deberán ser motivadas y tendrán el valor de prueba muy calificada, y sólo se prescindirá de ellas, si hubiere otras que de modo evidente revelen la inexactitud, falsedad o parcialidad del acta o informe.
Artículo 7º—El Director de Inspección está autorizado a solicitar por escrito a la Tributación Directa y a cualquier otra oficina pública, la información contenida en las declaraciones, los informes y los balances y sus anexos sobre salarios, remuneraciones e ingresos, pagados o recibidos por los asegurados, de conformidad con lo que establece el artículo 20 de la ley. Dicha solicitud reunirá como mínimo los siguientes requisitos:
- Nombre del patrono o asegurado
- Indicación del número de cédula
- Actividad del patrono o asegurado
- Domicilio
- Dependencia que tiene la información
- Detalle de la información solicitada
- Justificación
- Plazo para la entrega de la información
- Fecha y hora
- Firma del Director de Inspección
Verificado por parte de la Administración el contenido de la información recibida de la oficina pública respectiva, se instruirá al órgano solicitante a fin de utilizar la misma, en cuanto a la atribución referente a la verificación del cumplimiento de las obligaciones establecidas en la ley Constitutiva y sus reglamentos, teniendo en consideración el carácter confidencial de la misma, así como las consecuencias que se pudieran derivar de su divulgación a terceros particulares o su mala utilización.
Documentación
Como bien se indica en los artículos anteriormente citados, el Director de Inspección, así como los inspectores tiene la facultad de revisar y solicitar la documentación necesaria para realizar el ciclo inspectivo y consecuentemente verificar el cumplimiento por parte del patrono de las disposiciones concernientes a seguridad social. En atención a la normativa expuesta, regularmente se solicitará a la empresa:
- Copia de contratos de trabajo
- Copia de contratos de servicios
- Consecutivo de cheques por pago de servicios o comprobantes de transferencias
- Planillas internas de salarios
- Planillas del INS
- Comprobantes de pago de salarios
- Declaraciones de impuesto sobre la renta y declaraciones informativas
- Eventualmente solicitarán otro tipo de documentos.
Por nuestra parte, siempre recomendamos ser cuidadosos y realizar una revisión exhaustiva previa a entregar la documentación, teniendo claro qué es lo que la CCSS está investigando, por lo que nos ponemos a su disposición para guiarlo en este tipo de procesos antes de que entregue la documentación a la CCSS y dejando claro, que la única información a entregar es aquella de relevancia salarial. Asimismo, recuerde que negarse a entregar documentación no es opción, porque entonces aplicarán en su contra presunciones legales y asimismo se le podrá abrir un procedimiento administrativo de cierre de negocios por negativa reiterada e injustificada a entregar documentación.
Recuerde que el manejo adecuado de esta investigación administrativa y en particular de la etapa preliminar, será fundamental para atenuar el impacto financiera negativo de una visita inspectiva.
Guillermo Vargas Masís
Labor Law Corp
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