Pago de viáticos, compensaciones, arrendamientos

 

Habiendo estudiado los conceptos teóricos sobre el salario, en esta oportunidad concluimos el tema con el análisis de algunos casos prácticos, en aras de brindar mayor claridad sobre este tema de tan elevada importancia.

 

Es común que las empresas, ya sea como parte de las funciones del puesto o como una forma de motivación, entreguen a sus empleados premios, bonos, gratificaciones, pagos por viáticos, compensación por uso de vehículo, y similares. En todos estos casos, resulta necesario diferenciar aquello que constituye una herramienta propia y esencial del puesto, o bien, si se trata de una retribución de carácter salarial por servicios prestados, de conformidad con las consideraciones que hasta ahora hemos realizado.

 

Previo a proceder con el estudio de casos concretos, debemos recordar que la naturaleza o carácter salarial de un pago dependerá de su finalidad (herramienta de trabajo, gratuidad o remuneración por servicios) y su forma de implementación (pagos fijos y periódicos o pagos sujetos a liquidación).  Veamos, entonces, los ejemplos más comunes:

 

Premios, Bonos, Gratificaciones y Comisiones

 

Este tipo de pagos tendrán carácter salarial en el tanto en que su finalidad sea remunerar o retribuir la labor del trabajador. Es el caso, por ejemplo, de los bonos sujetos a productividad o las comisiones por gestión de ventas.

 

En estos casos, el carácter salarial del pago se presume por existir una relación laboral que une a las partes y de la cual se derivan sus prestaciones, por lo que corresponde al patrono comprobar su condición de gratuidad, cuando así corresponda.

 

En términos generales, los casos de gratuidad son poco comunes, pues no es lo normal que el patrono “regale” dinero a sus empleados como una simple liberalidad. Se puede dar, sin embargo, en situaciones extraordinarias como lo sería la boda de un empleado o el apoyo económico que se le otorgue para enfrentar algún tipo de enfermedad, o en caso de fallecimiento de un familiar cercano para cubrir los gastos del funeral.

 

Viáticos y Gastos de Representación

 

Es evidente que algunos puestos requieren que el trabajador incurra en gastos para realizar sus funciones de forma eficaz y eficiente, especialmente cuando dichas funciones implican desplazarse fuera del centro de trabajo o, incluso, fuera del país.

 

Al patrono, dentro de su obligación de otorgar las herramientas de trabajo, le corresponde solventar todos estos gastos derivados de la prestación del servicio del empleado. Sin embargo, existe una importante diferencia entre el reembolso de gastos sujetos a liquidación y la cobertura de gastos discrecionales y sin fiscalización.

 

En el primer caso –reembolso de gastos sujetos a liquidación-, nos referimos a los pagos por concepto de viáticos, los cuales no representan parte del salario del trabajador. Los viáticos deben ser debidamente regulados y autorizados, de manera que solamente se le reintegran al trabajador aquellos gastos necesarios y autorizados de conformidad con montos previamente determinados. Dichos gastos se reembolsan contra la debida liquidación y presentación de facturas por parte del trabajador.

 

Diferente es el caso del trabajador al que se le reconoce un monto fijo o discrecional para cubrir sus gastos, puesto que en esta hipótesis existe una ventaja económica en cuanto a la adquisición de bienes que, de lo contrario, hubiese tenido que procurarse por sí mismo. Por ejemplo, se da el caso de ejecutivos que poseen una tarjeta corporativa no sujeta a reportes de liquidación, con un monto autorizado para gastos discrecionales.

Dicho beneficio constituye, irrefutablemente, parte del salario del colaborador. En el caso de viáticos, es importante que se utilicen tablas que permitan fijar de manera objetiva el gasto reembolsable, siendo siempre una referente al respecto, la tabla de la Contraloría General de la República, la que se actualiza periódicamente, y a ello, deberán sumarse los formularios de liquidación de gastos y los reportes de visitas o contactos realizados.

 

Kilometraje y Arrendamiento de Vehículo

 

Otro de los pagos más comunes presentes en las empresas es el de kilometraje por uso del vehículo personal del trabajador.

 

Al igual que en el caso de los viáticos, la naturaleza salarial o no del pago dependerá de si el mismo se constituye solamente como un reembolso o, si por el contrario, se constituye como una ventaja económica para el trabajador. En el primer caso, el trabajador deberá reportar los kilómetros recorridos dentro de su jornada laboral, de manera que se establezca el valor proporcional a cancelar. En el segundo caso, nos encontramos frente a un pago fijo y periódico que no depende del rodaje del vehículo, por lo que la ventaja subsiste aún cuando el trabajador no use el vehículo o lo utilice para fines personales.

 

Es importante, en aras de evitar que los pagos por kilometraje o arrendamiento se conviertan en salario, implementar políticas para regular el arrendamiento de vehículos y el pago de kilometraje, a través de un contrato de naturaleza comercial en el que el trabajador pone a disposición de la empresa el vehículo durante un período de horas diarias y, a cambio, la empresa paga una cuota por concepto de arrendamiento.  En el caso del kilometraje, podrá utilizarse como una referencia la tabla de la Contraloría General de la República, acompañada de los formularios de liquidación y reportes.  En el caso del arrendamiento, además de la política, debe implementarse un contrato y recordarse que todo pago deberá estar amparado en la entrega de una factura autorizada por la Administración Tributaria con el concepto de pago de arrendamiento.

 

A través de estos ejemplos, podemos aplicar análogamente las reglas a otro tipo de pagos, de manera que las partes tengan claro desde el inicio la naturaleza de los pagos que recibe y, así, evitar contingencias posteriores.