Descripción de la Oferta

Cargo: Asistente Departamento Asuntos Regulatorio

Responde a: Director de Asuntos Regulatorio

Formación Académica: Educación Secundaria completa, cursando estudios de Universitarios.

Experiencia laboral: 1 año

Habilidades y destrezas requeridas para el puesto: buena redacción, manejo de programas de informática (Word, Excel, Power point), ingles intermedio.

Misión: Ejecutar los procesos administrativos del área, aplicando las normas y procedimientos definidos, elaborando documentación necesaria, revisando y realizando cálculos, a fin de dar cumplimiento a cada uno de esos procesos, lograr resultados oportunos y garantizar la prestación efectiva del servicio.

Funciones:

1.- Se reciben instrucciones por parte de la Ejecutiva y pueden ser:


· por correo electrónico

· por skype

· por teléfono


2.- Al recibir las instrucciones y luego de revisar y enviar la documentación, la asistente debe notificarlo a la ejecutiva encargada, asegurándose de informar:


· fecha del envío

· courier y número de guía

· resumen de documentos enviados con su caso y código de producto correspondiente.

o

3.- Una vez la Ejecutiva recibe documentos/muestras de registro por parte del cliente, y luego de que la revisa, pasa la documentación a la asistente con la debida indicación de cómo proceder, para que le colabore con lo siguiente:



· asignación de códigos de casos C&M

· reproducción de documentos para nuestros archivos y corresponsales

· Escanear la documentación para SGA

· preparación de paquetes (documentos y muestras) y coordinación para envío a corresponsales y seguimiento para la entrega de los mismos al destinatario, información que debe ser reportada al ejecutivo encargado, al igual que su desalmacenaje y seguimiento con corredor de aduanas. (*)

· preparación de expedientes para nuestros archivos

alimentación del Sistema con la información de registro del producto, conforme se van asignado los casos y los registros se van obteniendo.
Escanear certificados y etiquetas cuando sea requerido.
Mantenimiento ordenando e identificado de los archivos físicos y de la red de cada cliente.
Actualización de archivos inactivos, una vez se completa el trámite de registro y se sube al sistema copia del certificado.
Manejo de documentación y solicitudes del departamento (Notaria, Relaciones Exteriores, Consulado, Solicitud de Caja Menuda, Franqueos y control de documentación recibida)

(*) El envío se realiza con MBE y debe llevarse por país un file con copia de las guías de envío, factura comercial cuando aplica, la confirmación y factura correspondiente.

4.- La asistente debe informar y proporcionar a la Ejecutiva los datos del envío y copia del checklist.

5.- Elaboración mensual de informe de facturación.

Experiencia Requerida

Educación Superior